Firma Camelot corocznie zamawiała firmę zewnętrzną do zarchiwizowania dokumentacji wytworzonej w toku swojej działalności. Ponieważ stabilność branży, okazała się bardzo zmienna, firma Camelot korzystała z różnych dostawców tej usługi. W czasie, zmieniali się również pracownicy, odpowiedzialni w firmie Camelot za ten obszar działalności. W efekcie tych zjawisk, firma Camelot „dopracowała się” swojego „archiwum”, w którym rządził przypadek! Dotarcie do poszukiwanej informacji okazało się nieprzewidywalne i kończyło się z różnym skutkiem. Firma Camelot straciła kontrolę nad zgromadzoną w „archiwum” wiedzą. Po 7 latach działalności firmy Camelot, zaproszona do współpracy DOKUMENTACJA, podjęła następujące kroki naprawcze:

1. zinwentaryzowano całość dokumentacji przechowywanej w archiwum,
2. opracowano jednolite procedury postępowania z dokumentacją, z uwzględnieniem specyfiki kluczowych obszarów działalności firmy Camelot,
3. przeszkolono wszystkich uczestników (pracowników firmy Camelot) procesu archiwizowania dokumentacji,
   
   

DOKUMENTACJA, działając z upoważnienia kierownictwa firmy Camelot, przejęła odpowiedzialność za prowadzenie archiwum firmy i uzyskała uprawnienia kontrolne nad prawidłowością postępowania z dokumentacją i egzekwowania poprawności przygotowywania dokumentów do przekazania do archiwum firmy.

W efekcie, został jasno określony obszar kompetencji i odpowiedzialności!